KABAR SAROLANGUN – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kabupaten Sarolangun menggelar kegiatan sosialisasi Peraturan Perundang-undangan kearsipan tahun 2024 di lingkungan Pemerintah Kabupaten Sarolangun, Pengelolaan arsip dinamis, arsip statis, arsip terjaga, penyelenggaraan sistem informasi kearsipan daerah, jaringan informasi kearsipan daerah, dan pedoman penerapan Srikandi, Selasa (11/06/2024) di Aula Kantor Bappeda Sarolangun.
Kepala DPAD Sarolangun H A Waldi Bakri, S.IP, S.Sos, MM, mengatakan bahwa pentingnya dalam pengelolaan kearsipan dalam rangka menjamin terciptanya arsip yang tercipta dari kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah Daerah, Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah dan menjamin penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai suatu system yang konferensif dan terpadu.
Hal itu sesuai dengan Peraturan Bupati Sarolangun nomor 13 Tahun 2024 tentang pengelolaan arsip statis di lingkungan Pemkab Sarolangun, Peraturan Bupati Sarolangun nomor 14 tahun 2024 tentang pedoman pengelolaan arsip dinamis, Peraturan Bupati Sarolangun nomor 15 tahun 2024 tentang pedoman penerapan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi (Srikandi) di lingkungan Pemkab Sarolangun.
Kemudian Peraturan Bupati Sarolangun nomor 16 tahun 2024 tentang pengelolaan arsip terjaga, serta peraturan Bupati Sarolangun tahun 2024 tentang sistem informasi kearsipan daerah dan jaringan informasi kearsipan.
” Hari ini kita baru keluar ada empat perbup baru terkait pengelolaan arsip dinamis, termasuk Srikandi. Kami berterima kasih banyak dengan dorongan bapak bupati, kita memang nilai kearsipan kabupaten Sarolangun dapat meningkat di masa mendatang,” katanya.
Waldi Bakri menjelaskan bahwa saat ini pihaknya akan terus melakukan pembenahan terhadap kelembagaan dalam pengelolaan arsip daerah, mulai dari sosialisasi peraturan dan kebijakan dengan tujuan untuk membuat arsip menjadi lebih baik.
” Tapi kita coba, pelaksanaan semua kelemahan itu kearsipan di OPD belum memberikan kontribusi besar terhadap pelaksanaan penatausahaan kearsipan contoh pemusnahan, pemilahan arsip termasuk retensi arsip kemudian berakhirnya di arsip,” katanya.
” Kami sebagai lembaga kearsipan daerah dan kalau penciptaan arsip itu ada di OPD termasuk di arsip OPD arsipnya, maka dalam pengelolaan arsip harus sesuai aturan,” katanya.
” Kelemahan, belum terjadi jaringan yang pas, mudah mudahan kegiatan ini perangkat untuk kebijakan jadi nanti tinggal pelaksanaan mudah-mudahan terjadi sinkronisasi antar OPD dan terjadilah proses arsip mulai OPD awal sampi ke penyimpanan yang ada di depo kearsipan,” kata dia menambahkan.
Selain itu, Waldi Bakri menyebutkan masih banyak hal yang harus diperbaiki dalam pembenahan pengelolaan kearsipan di lingkungan pemkab Sarolangun, sehingga memang Bapak Penjabat Bupati Sarolangun sangat mendukung upaya yang dilakukan selama ini, serta sosialisasi yang dihadirkan Nara sumber yang memang bukan hanya menguasai teori tapi juga praktek yang sangat baik.
” Kita harapkan itu agar arsip itu tidak dipandang sebelah mata, melainkan bagaimana konsep arsip itu bisa dijadikan pemersatu, alat bukti otentik kalau itu memang sudah tertata dengan baik,” katanya.
Ditambahkannya, bahwa pengelolaan Arsip terbagi atas Pengelolaan Arsip Dinamis; dan Pengelolaan Arsip Statis. Termasuk dalam Penggelolaan Arsip Dinamis adalah Pengelolaan Arsip Aktif, Pengelolaan Arsip Inaktif dan Pengelolaan Arsip Vital.
Tujuan dari pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan adalah untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi kegiatan : 1. Penciptaan Arsip, 2. Penggunaan Arsip, 3. Pemeliharaan Arsip, dan 4. Penyusutan Arsip
” Salah satu yang menjadi kendala selama ini dalam pelaksanaan tertib arsip adalah pengelolaan arsip pada SKPD. Oleh sebab itu, dengan adanya sosialisasi pengelolaan arsip diharapkan agar seluruh SKPD dapat mengelola arsip sesuai dengan undang-undang sehingga tertib arsip dapat terlaksana dengan baik kedepannya,” katanya.
Sedangkan Pengelolaan arsip statis merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip. Arsip Statis sendiri merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip Statis, Preservasi Arsip Statis dan Akses Arsip Statis.
” Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang disingkat SRIKANDI merupakan aplikasi yang diluncurkan Pemerintah sebagai aplikasi umum bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik,” katanya.
Untuk penggunaan dan penerapan aplikasi SRIKANDI merupakan implementasi dari Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi.
SRIKANDI sendiri merupakan aplikasi yang diluncurkan Pemerintah sebagai aplikasi umum bidang kearsipan yang dapat mendukung pengelolaan arsip dan tata kelola pemerintahan berbasis elektronik.
” Aplikasi tersebut merupakan hasil kolaborasi antara Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), dan Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik Indonesia,” katanya.
SRIKANDI digunakan pada Perangkat Daerah/Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Daerah berupa pengintegrasian pengelolaan kearsipan dinamis untuk mewujudkan keseragaman dan keterpaduan tata kelola arsip yang berbasis elektronik.
Sarana dan Prasarana SRIKANDI terdiri dari : 1. tanda tangan elektronik, 2. jaringan internet/intranet dan 3. perangkat keras dan perangkat lunak
Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan Arsip Terjaga yang dilaksanakan oleh Perangkat Daerah Pencipta Arsip. Jenis dan kategori Arsip Terjaga terdiri dari:
1. Arsip kependudukan yang strategis, 2. Arsip kewilayahan yang strategis, 3. Arsip perbatasan yang strategis, 4. Arsip perjanjian internasional yang strategis, 5. Arsip kontrak karya yang strategis, dan 6. Arsip pemerintahan yang strategis
Sistem Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat SKD adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang sering mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara Daerah.
Sementara Simpul Jaringan adalah Institusi yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan, pengumpulan, pemeliharaan, pemuktahiran, pertukaran dan penyebarluasan Data. Maksud SKD adalah untuk memberikan pedoman bagi Perangkat Daerah dalam menyelenggarakan kearsipan di Daerah.
Tujuan dari Sistem Kearsipan Daerah (SKD) Sendiri adalah sebagai berikut: 1. menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu 2. mendukung pengelolaan arsip dinamis dan statis dalam rangka memberikan informasi yang autentik dan utuh; 3. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan arsip statis; 4. penyediaan informasi kearsipan yang disusun dalam daftar arsip dinamis dan arsip statis.
5. Pemuatan informasi kearsipan dalam JIKD; 6. penyampaian daftar arsip dinamis dan daftar arsip statis ke pusat jaringan nasional; 7. penyediaan akses dan layanan informasi kearsipan melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional; dan 8. evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan JIKD.
SIKD Kabupaten Sarolangun terdiri dari:a. Aplikasi SRIKANDI; dan b. Simpul Jaringan Aplikasi SIKN.
Tujuan dari pengembangan simpul jaringan SIKN meliputi untuk meningkatkan ketersediaan jumlah informasi arsip dinamis yang dapat diakses oleh masyarakat yang telah diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan, serta meningkatkan ketersediaan jumlah informasi arsip statis yang dapat diakses oleh masyarakat; dan mengembangkan sumber daya pendukung simpul jaringan SIKN.
Penulis : A.R Wahid Harahap
